市民の板書術(25)「整理して抜け・漏れを防ぐ『マトリクス図』」2019.06.

「マトリクス図」は縦横のマス目でできた表形式の図です。
私たちが子どもの頃から知っているのは学校の時間割。左側に1時限・2時限・3時限…,上部に月から金までの曜日が並んでいて,マス目の中には国語や算数といった教科名が入ります。
マトリクス図のポイントは縦軸・横軸をどんな項目にするか。時間割の場合は縦軸が「時限」,横軸が「曜日」です。他にも,身の回りにはバスや電車の時刻表をはじめ,成績表や年表,売上の集計や在庫表など様々なマトリクス図があるので,どんな縦軸・横軸でできているかあらためて注目してみると参考になります。

会議や話し合いの板書としてマトリクス図が効果を発揮するのは,いろんな種類の意見が出てくるのを整理して全体像を把握したい時,また,その上で抜けや漏れをチェックしたい時などです。個人的には,多種多様な意見を縦軸と横軸に展開して整理する様子は,くしゃくしゃに丸まったハンカチを両手の指でグッと広げて四角に伸ばすようなイメージだと思っているのですが,どうでしょう?
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例えば,イベントの準備会議。公民館で行う地域のお祭りの計画を話し合っていて,役割分担や準備作業の洗い出しをしているとします。そのまま意見を出していくと,ステージの担当者の話や広報の締め切りの話,去年の反省など話があっちこっちに飛んだ上,会議の終わりも見えなくなるかもしれません。
そんな時はホワイトボードに大きくマトリクス図を用意します。上部の横軸には「全体統括」「広報」「ステージ」「テント出店」など,お祭りを持ち場や役割に分解した項目を。左側の縦軸には「担当者」「今後やること」といった,その日に話し合いたい議題を項目としてを挙げます。このマトリクス図に「広報の担当者は○○さん」「テント出店で今後やることは○○と○○」などと書き込みながら話し合うと,会議の進み具合や検討の抜けや漏れが一目でわかるようになります。さらに,特定の人に仕事が集中しているなどの問題点に気付くことができるかもしれません。
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さらに,このお祭りが無事に終了し,「おつかれさまでした,次年度に向けてふりかえりをしましょう」という場面。ただ反省会をすると,一部で起きたトラブルの話に終始したり,良かった良かったという雰囲気ばかりで課題や反省点が出てこなかったりすることもありそうです。
それぞれの持ち場について,良かった点や問題,今後に向けた改善点などを出してふりかえりを行いたい場合。横軸は同じ「全体統括」「広報」「ステージ」「テント出店」のままですが,縦軸には「よかった点」「問題点」「今後の改善点」の項目を挙げておきます。全体像を確認しながら,「ステージの○○が良かった」「全体統括としての課題は○○」などそれぞれの持ち場の成果や課題等を出し合うことができます。

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少し違った例として研修や勉強会の場面。3人の話題提供者が話した後,最後の30分間,質疑応答やディスカッションをして深めていくとします。横軸には「話題1」「話題2」「話題3」と3人の話題提供者のテーマを。縦軸は「感想」と「質問」に分けておきます。参加者からの発言を当てはまるマス目に書き込みながら質疑応答やディスカッションを行いますが,参加者が10人以上になる場合は付箋を使うのも手です。個人で感想や質問を付箋に記入(数分間),その後,各自で該当する場所に貼り出してもらいます。その後は,付箋を読み上げながら質疑応答やディスカッションを進めます。
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これらの三つとも,縦軸・横軸が「話し合いたいこと(議題や問い)」×「話し合う対象(持ち場や話題)」だという点では同じです。会議で使うマトリクス図によくあるパターンです。
他の縦軸・横軸のパターンとしては,「時間(時刻・年月日)」×「持ち場・役割」によるマトリクス図(進行表や役割分担表)が使いやすいと思います。
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マトリクス図の強みは「たくさんの情報を整理して全体像を見渡せる」「抜けや漏れ,重複に気付きやすい」という点にあります。また図表全般に言えることですが,特にマトリクス図はそれ自体が出席者に「今日はこれだけ話しますよ」「現在これだけ進みました」「ここが空いています,意見はありませんか?」というメッセージを発します。時には「ここのマス目は埋まってしまったのでもう出さなくて結構です」ととられることもあります。その意味では強力な進行ツールとは言えます。。

気をつけたいのは,どんな縦軸・横軸や項目を設定するか,それぞれのマス目をどのくらいの大きさにするかというのは,進行役や板書役の恣意によるという点。なので,

 ○あんまり綿密な軸や項目にせず,出席者がすんなり納得できる大まかな項目にする。

 ○当てはまらない意見だと感じた時は,用意した軸や項目が間違っていたということ。
  図の方を修正したり,マス目をまたいだり,欄外に書いたりして柔軟に対応する。

などを心がけたいと考えています。

次回も引き続きマトリクス図ですが,より特定の場面で使用する例をご紹介する予定です(たぶん)。