万が一，事故が起きてしまった場合，その状況を記録し今後の対策に活かしていくことが大事です。グリーンシティ福岡では「是正報告書（事故）」という書式を用意して，状況の記録と対策の立案を行っています。建設業や施設管理などの現場では当たり前ですが，小規模なNPOや事業者，ボランティア団体などにも広まってほしい取り組みです。

　私たちの書式はA４判１枚にまとめています（画像参照）。組織によってA３判だったり数ページに及ぶこともあるでしょう。
　項目は基本的な事柄として「件名」「主催者」「発生場所」「発生日」「報告者と報告書の作成日時」。
　報告事項として「概要」「被災者」そして「発生状況」を分刻みで，事故の発生前からその後の対応の過程を記録します。発生状況があやふやなままだと，だれかに責任を押し付けたり，安易な解決策に飛びついたりしがちです。事実に基づいた有効な対策を立案するためにも，発生状況はきちんと残しておきたいものです。また，現場の見取り図や状況写真，イラストや文章での状況説明は下段に記載します。

　中ほどの「背景・原因」と「対策」の欄は，左右で対応させながら記入します。活動環境にどんな背景・原因があったかを左側に書き，矢印を引っ張って右側にそれを防ぐための対策を。現場のスタッフにどんな背景・原因があったかを書き，その右側に対策を，という具合に，様々な切り口から背景・原因を挙げ，対応する対策を立案していきます（改めて見るとうちの書式，「背景・原因」＆「対策」の欄と図面等の欄を上下入れ替えた方が，考える順番としては正しいですね。なんでこのまま使ってるんだろう？）。

　この書式，私たちは「病院を受診するような事故・怪我」やそれ以外でも重大だと考えた場合に記入し，スタッフミーティング等で検討するようにしています。実際の出番はそんなにないはずですが（年に１回あるかないか程度？），このような書式を準備しておくことをお勧めします。